組織如何管理其資料
擁有者為組織控制的三項設定、每項設定儲存的內容、誰能讀取，以及最強設定的限制。內容記錄、產品遙測與資料保留，彙整於一處。
一個組織有三項設定，決定保留什麼內容以及誰能讀取。這些設定位於儀表板中組織的資料頁面，且只有擁有者可以變更。其他能看到此頁面的人只能依現況檢視，並會看到「您可以檢視這些設定，但無法變更。只有擁有者可以變更。」這行文字。
內容記錄
每個請求會寫入稽核記錄的內容。三種設定：
| 設定 | 記錄內容 |
|---|---|
| 無 | 僅記錄請求發生過。沒有提示詞，沒有回應。 |
| 中繼資料 | 模型、Token 數量、時間與成本。不含內容。預設值。 |
| 完整內容 | 提示詞與回應會被保留，且管理員可讀取。標記為敏感。 |
完整內容是最強的設定，值得精確說明其涵蓋範圍，因為它比名稱所暗示的更狹窄。
記錄的內容。 成員對話：成員傳送的內容與模型回覆的內容，並標記其來源介面。聊天中的對話與 CLI 中的工作階段會落在同一筆記錄中，僅靠該標記區分，因此稽核人員無需先知道該從哪裡開始查看。
被記錄的對象。 組織中的每個人，包括擁有者與管理員。制定政策的人沒有豁免權。
誰能讀取。 擁有者、安全角色與稽核人員。刻意排除管理員，這樣負責 onboarding 員工的人，就不會是能讀取員工所寫內容的人。請參閱讀取與匯出對話封存。
永遠不會記錄的內容。 圖片、上傳的檔案、記憶，或每個請求會記錄什麼中所述的請求記錄。這是您組織自己的記錄，受您的政策管轄，Dropstone 員工沒有任何途徑可以存取。
啟用此功能需要第二次確認，且必須告知成員。請參閱開啟內容記錄。
產品遙測
組織的匿名化使用訊號是否可用於改善 Dropstone。每個組織預設為關閉，且此設定在資料收集時強制執行，而非在用戶端執行，因此即使個別成員開啟了自己的偏好設定，關閉的組織也不會貢獻任何資料。
此頁面完整說明其後果：關閉時，「不會收集此組織的任何資料，也不會將其任何程式碼或對話用於訓練。」
資料保留
對話、遙測與使用記錄在刪除前保留多久。可選擇 30 天、90 天、1 年、自訂天數，或無限期。
稽核事件不受此時間範圍限制，頁面也說明了原因：它們是發生過的事件的記錄，會在合約期間內保留。保留設定縮短的是組織持有的內容；不會縮短誰變更了什麼的記錄。
任何設定下都不涵蓋的內容
- 上傳的檔案與圖片。 沒有任何設定會儲存這些內容供檢閱。請參閱聊天中上傳的檔案會發生什麼。
- 記憶。 成員教給 Dropstone 的內容由獨立的分享階層管轄。請參閱誰能檢視與變更您的記憶。
- 使用記錄。 使用頁面顯示次數與成本，無論記錄設定為何，永遠不會顯示任何人的工作內容。
- 提供給 Dropstone 的檢視。 此頁面上的任何內容都不會讓 Dropstone 有辦法讀取您組織的資料。
每次變更都會被記錄
變更這三項設定中的任何一項，都會在稽核記錄中寫入一筆項目，註明設定名稱與變更者。資料頁面會在每個控制項下方說明此事，且稽核記錄無法被任何人編輯或刪除。此記錄有獨立頁面：組織稽核記錄。
這一切在一年使用期間累積起來的結果，是Dropstone 如何在組織中產生複利效應的主題。
Related articles
- Turn on content loggingHow an owner turns on full content logging for an organization, what the confirmation means, how to tell members, and how to turn it off again.
- Read and export the conversation archiveWho can read an organization's recorded conversations, how to search and filter them, what the archive never holds, and how to export it as JSONL.
- Is your data used to train models?On an organization account, never. On a personal account, only if you leave the setting on. What is collected, what is never collected, and what deletion can and cannot undo.
- Who can see and change your memoryWhat Dropstone remembers belongs to your account. You can read all of it and delete any of it, the agent records and never forgets on its own, and nobody at Dropstone can read it.
- Dropstone for teams and organizationsAn organization gives a company one Dropstone account structure, centralized billing, members and teams, shared memory, and enterprise sign-in. What an organization is, roles, and how to set one up.
- Shared memory across a teamHow organization admins oversee shared memory in Dropstone. Reviewing what has been shared, removing entries, setting a retention window, and how secrets are kept out.