Mémoire partagée au sein d'une équipe
Comment les administrateurs d'organisation supervisent la mémoire partagée dans Dropstone. Examiner ce qui a été partagé, supprimer des entrées, définir une fenêtre de conservation, et comment les secrets sont exclus.
La mémoire dans les équipes et les organisations explique la mémoire partagée du point de vue d'un membre : trois niveaux, le partage est la décision de l'auteur, comment les conflits sont résolus. Cette page présente le côté administrateur.
Ce que les administrateurs peuvent voir
Depuis le tableau de bord de l'organisation, un administrateur peut lister chaque mémoire partagée avec une équipe ou avec l'organisation : ce qu'elle contient, qui l'a partagée, quelle équipe ou l'ensemble de l'organisation, et quand.
Les administrateurs ne peuvent pas voir les mémoires privées des membres. Seules les entrées partagées sont visibles, car seules les entrées partagées relèvent de l'organisation.
Supprimer une mémoire partagée
Un administrateur peut supprimer toute mémoire partagée. Elle cesse d'être appliquée pour tout le monde immédiatement. C'est l'outil adapté pour une note partagée qui est erronée, obsolète, ou qui n'aurait pas dû être partagée.
L'auteur d'une mémoire peut également la retirer lui-même, ce qui la rend de nouveau privée.
Conservation
Une organisation peut définir une fenêtre de conservation pour la mémoire partagée. Les entrées partagées plus anciennes que la fenêtre sont retirées automatiquement. Cela évite que les connaissances partagées de l'organisation n'accumulent des conventions que plus personne ne suit.
La conservation s'applique uniquement à la mémoire partagée. Les mémoires privées des membres ne sont pas touchées.
Secrets
Avant qu'une mémoire puisse être partagée, elle est analysée pour détecter un contenu qui ressemble à un identifiant, un jeton ou une clé. Une mémoire qui correspond ne peut pas être partagée tant que l'auteur n'a pas supprimé ce contenu. Cela s'exécute à chaque partage, à chaque niveau.
C'est une protection, pas un substitut à la vigilance. Si vous voyez une mémoire partagée contenant quelque chose qu'elle ne devrait pas, supprimez-la et faites-le nous savoir via Comment obtenir de l'aide.
Encourager un bon partage
La mémoire partagée est la plus utile lorsqu'elle contient ce que toute l'équipe devrait sinon apprendre à ses dépens : l'ordre de déploiement, le fichier de configuration qui compte, la raison d'une décision. Elle est la moins utile lorsqu'elle contient les goûts d'une seule personne.
Quelques habitudes qui aident :
- Partagez les décisions et leurs raisons, pas les préférences.
- Partagez au niveau le plus restreint qui en a besoin. Une note sur le service d'une équipe appartient à cette équipe, pas à l'organisation.
- Révisez périodiquement la liste partagée et retirez ce qui est obsolète. La fenêtre de conservation aide, mais un coup d'œil rapide attrape ce qu'elle ne peut pas.
Isolation
La mémoire partagée est strictement limitée. La mémoire partagée avec une équipe est invisible pour les autres équipes de la même organisation. La mémoire partagée avec une organisation est invisible en dehors de celle-ci. Il n'existe aucun chemin par lequel la mémoire d'une organisation atteint une autre.
Pourquoi cela en vaut la peine
La mémoire partagée est ce qui permet à l'assistant d'une organisation de s'améliorer dans son ensemble plutôt que d'une personne à la fois : une convention partagée avec une équipe est rappelée dans la session de chaque collègue, afin que chacun n'ait pas à la réapprendre. Voir Comment Dropstone se cumule dans une organisation.