Общая память в команде
Как администраторы организации управляют общей памятью в Dropstone. Просмотр опубликованных записей, их удаление, настройка окна хранения и защита секретов.
В статье Память в командах и организациях общая память описана с точки зрения участника: три уровня, решение об публикации принимает автор, как разрешаются конфликты. Эта страница — сторона администратора.
Что видят администраторы
На панели организации администратор может вывести список всех записей памяти, опубликованных в команду или организацию: их содержание, кто опубликовал, в какую команду или во всю организацию, и когда.
Администраторы не видят личные записи участников. Доступны только опубликованные записи, потому что только они относятся к делам организации.
Удаление общей записи
Администратор может удалить любую общую запись. Она немедленно перестаёт применяться для всех. Это подходящий инструмент для общей заметки, которая неверна, устарела или не должна была быть опубликована.
Автор записи также может отозвать её самостоятельно — тогда она снова становится личной.
Хранение
Организация может задать окно хранения для общей памяти. Общие записи старше этого окна автоматически выводятся из использования. Это не даёт общим знаниям организации накапливать правила, которым уже никто не следует.
Окно хранения применяется только к общей памяти. Личные записи участников не затрагиваются.
Секреты
Перед публикацией любая запись памяти сканируется на содержимое, похожее на учётные данные, токен или ключ. Запись, в которой найдено совпадение, не может быть опубликована, пока автор не удалит это содержимое. Проверка выполняется при каждой публикации, на каждом уровне.
Это защитная мера, а не замена внимательности. Если вы видите общую запись, содержащую то, чего в ней быть не должно, удалите её и сообщите нам через раздел Как получить поддержку.
Поощрение полезного обмена
Общая память наиболее полезна, когда в ней хранится то, что иначе каждый в команде осваивал бы на собственном опыте: порядок развёртывания, единственный важный файл конфигурации, причина принятого решения. Она наименее полезна, когда в ней хранятся личные предпочтения одного человека.
Несколько привычек, которые помогают:
- Делитесь решениями и их причинами, а не предпочтениями.
- Публикуйте на самом узком уровне, которому это нужно. Заметка о сервисе одной команды принадлежит этой команде, а не всей организации.
- Просматривайте общий список периодически и выводите из использования устаревшее. Окно хранения помогает, но быстрый просмотр ловит то, что оно не может.
Изоляция
Общая память строго ограничена по области действия. Запись, опубликованная в команду, невидима для других команд той же организации. Запись, опубликованная в организацию, невидима за её пределами. Не существует пути, по которому память одной организации достигла бы другой.
Зачем это нужно
Общая память — это то, что позволяет ассистенту организации совершенствоваться в целом, а не по одному человеку за раз: правило, опубликованное в команду, вспоминается в сессии каждого коллеги, так что каждому не приходится осваивать его заново. См. Как Dropstone накапливает ценность в организации.