Общая память Dropstone для команды
Как администраторы организации управляют общей памятью в Dropstone. Просмотр опубликованного, удаление записей, настройка окна хранения и защита секретов.
Память в командах и организациях объясняет общую память с точки зрения участника: три уровня, решение об обмене принимает автор, как разрешаются конфликты. Эта страница — сторона администратора.
Что могут видеть администраторы
На панели управления организации администратор может просмотреть каждую запись памяти, опубликованную в команду или организацию: её содержание, кто опубликовал, в какую команду или во всю организацию, и когда.
Администраторы не видят личные записи участников. Видны только опубликованные записи, потому что только они относятся к организации.
Удаление общей записи
Администратор может удалить любую общую запись. Она перестаёт применяться для всех немедленно. Это правильный инструмент для общей заметки, которая неверна, устарела или не должна была быть опубликована.
Автор записи также может отозвать её самостоятельно, после чего она снова становится личной.
Хранение
Организация может задать окно хранения для общей памяти. Общие записи старше этого окна автоматически выводятся из использования. Это не даёт общим знаниям организации накапливать соглашения, которым уже никто не следует.
Хранение применяется только к общей памяти. Личные записи участников не затрагиваются.
Секреты
Перед публикацией любая запись памяти сканируется на содержимое, похожее на учётные данные, токен или ключ. Запись, соответствующая этому критерию, не может быть опубликована, пока автор не удалит такое содержимое. Это выполняется при каждой публикации, на каждом уровне.
Это защитная мера, а не замена осторожности. Если вы видите общую запись, содержащую то, чего в ней быть не должно, удалите её и сообщите нам через Как получить поддержку.
Поощрение полезного обмена
Общая память наиболее полезна, когда в ней хранится то, что иначе каждый участник команды узнавал бы на собственном опыте: порядок развёртывания, единственный важный файл конфигурации, причина принятого решения. Она наименее полезна, когда содержит чей-то личный вкус.
Несколько привычек, которые помогают:
- Делитесь решениями и их причинами, а не предпочтениями.
- Делитесь на самом узком уровне, которому это нужно. Заметка о сервисе одной команды принадлежит этой команде, а не организации.
- Просматривайте общий список периодически и выводите из использования устаревшее. Окно хранения помогает, но быстрый просмотр ловит то, что оно не может.
Изоляция
Общая память строго ограничена. Запись, опубликованная в команду, невидима для других команд в той же организации. Запись, опубликованная в организацию, невидима за её пределами. Нет пути, по которому память одной организации достигла бы другой.
Почему это стоит делать
Общая память — это то, что позволяет ассистенту организации совершенствоваться в целом, а не по одному человеку за раз: соглашение, опубликованное в команду, вспоминается в сессии каждого коллеги, так что каждому не приходится учить его заново. См. Как Dropstone накапливает ценность в организации.