團隊間的共享記憶
組織管理員如何監督 Dropstone 中的共享記憶。檢視已共享的內容、移除條目、設定保留期限，以及如何確保機密不外洩。
團隊與組織中的記憶從成員的角度說明共享記憶：三個層級、共享由作者決定、衝突如何解決。本頁是管理員視角。
管理員能看見什麼
從組織的儀表板，管理員可以列出所有已共享至團隊或組織的記憶：內容為何、由誰共享、共享至哪個團隊或整個組織，以及共享時間。
管理員無法看見成員的私人記憶。只有共享條目可見，因為只有共享條目才屬於組織的範疇。
移除共享記憶
管理員可以移除任何共享記憶。移除後，該記憶會立即停止對所有人套用。當共享筆記內容錯誤、過時，或不應被共享時，這正是合適的工具。
記憶的作者也可以自行撤回，撤回後該記憶會恢復為私人狀態。
保留期限
組織可以為共享記憶設定保留期限。超過期限的共享條目會自動淘汰。這能避免組織的共享知識累積一堆已無人遵循的慣例。
保留期限僅適用於共享記憶。成員的私人記憶不受影響。
機密
在任何記憶被共享之前，系統會掃描其中是否含有類似憑證、權杖或金鑰的內容。若記憶符合此條件，則無法共享，直到作者移除該內容為止。此檢查在每次共享、每個層級都會執行。
這是一道防護措施，而非謹慎態度的替代品。如果你看到某條共享記憶含有不應出現的內容，請移除它，並透過如何取得支援告知我們。
鼓勵良好的共享
當共享記憶收錄的是整個團隊原本都得各自付出代價才能學到的東西時，它最有價值：部署順序、唯一重要的設定檔、某個決策背後的原因。當它只收錄某個人的偏好時，價值就最低。
以下幾個習慣有助於此：
- 共享決策及其理由，而非個人偏好。
- 共享至最狹窄的層級即可。關於某個團隊服務的筆記屬於該團隊，而非整個組織。
- 定期檢視共享清單，並淘汰過時的內容。保留期限有幫助，但快速瀏覽能捕捉到它無法涵蓋的部分。
隔離
共享記憶的範圍嚴格受限。共享至某個團隊的記憶，對同一組織內的其他團隊不可見。共享至組織的記憶，對組織外部不可見。沒有任何途徑能讓一個組織的記憶流向另一個組織。
為什麼值得這麼做
共享記憶能讓組織的助理整體進步，而非只讓單一個人受益：共享至團隊的慣例會在每位同事的對話中被喚起，因此他們不必各自重新學習。請參閱Dropstone 如何在組織中產生複利效應。