在團隊間共享 Dropstone 記憶
組織管理員如何在 Dropstone 中監督共享記憶。檢視已共享的內容、移除條目、設定保留期限，以及如何防止機密外洩。
團隊與組織中的記憶 從成員的角度說明共享記憶：三個層級、共享由作者決定、衝突如何解決。本頁是管理員的角度。
管理員能看到的內容
從組織的儀表板，管理員可以列出每一筆已共享到團隊或組織的記憶：內容是什麼、由誰共享、共享到哪個團隊或整個組織，以及共享時間。
管理員無法看到成員的私人記憶。只有共享的條目可見，因為只有共享的條目才是組織關切的事。
移除共享記憶
管理員可以移除任何共享記憶。它會立即停止對所有人套用。這適合用來處理內容錯誤、過時，或不應被共享的共享筆記。
記憶的作者也可以自行撤回，這會將其恢復為私人狀態。
保留期限
組織可以為共享記憶設定保留期限。超過期限的共享條目會自動淘汰。這能防止組織的共享知識累積一堆沒人再遵循的慣例。
保留期限僅適用於共享記憶。成員的私人記憶不受影響。
機密
在任何記憶被共享之前，系統會掃描其中是否有看起來像憑證、權杖或金鑰的內容。符合條件的記憶在作者移除該內容之前無法被共享。這會在每次共享、每個層級都執行。
這是一道防護措施，而非謹慎的替代品。如果你看到共享記憶中含有不應存在的內容，請移除它，並透過 如何取得支援 讓我們知道。
鼓勵良好的共享
當共享記憶包含整個團隊原本都得各自辛苦學習的內容時，它最有價值：部署順序、唯一重要的設定檔、某個決策背後的原因。當它只包含某個人的偏好時，價值最低。
幾個有幫助的習慣：
- 共享決策及其理由，而非偏好。
- 共享到最狹窄的層級。關於某個團隊服務的筆記屬於該團隊，而非整個組織。
- 定期檢視共享清單並淘汰過時的內容。保留期限有幫助，但快速瀏覽能捕捉它無法處理的情況。
隔離
共享記憶有嚴格的範圍限制。共享到團隊的記憶對同一組織中的其他團隊不可見。共享到組織的記憶對外部不可見。沒有任何途徑能讓一個組織的記憶到達另一個組織。
為什麼值得這麼做
共享記憶能讓組織的助理整體進步，而非一次只進步一個人：共享到團隊的慣例會在每位同事的會話中被喚起，因此他們不必各自重新學習。請參閱 Dropstone 如何在組織中累積效益。