Memoria Dropstone condivisa in un team
Come gli amministratori dell'organizzazione supervisionano la memoria condivisa in Dropstone. Revisione di ciò che è stato condiviso, rimozione delle voci, impostazione di una finestra di conservazione e come i segreti vengono tenuti fuori.
La memoria nei team e nelle organizzazioni spiega la memoria condivisa dal punto di vista di un membro: tre livelli, la condivisione è una decisione dell'autore, come vengono risolti i conflitti. Questa pagina è il lato amministrativo.
Cosa possono vedere gli amministratori
Dalla dashboard dell'organizzazione, un amministratore può elencare ogni memoria condivisa con un team o con l'organizzazione: cosa dice, chi l'ha condivisa, con quale team o con l'intera organizzazione, e quando.
Gli amministratori non possono vedere le memorie private dei membri. Solo le voci condivise sono visibili, perché solo le voci condivise sono di competenza dell'organizzazione.
Rimozione di una memoria condivisa
Un amministratore può rimuovere qualsiasi memoria condivisa. Smette di essere applicata per tutti immediatamente. Questo è lo strumento giusto per una nota condivisa che è errata, obsoleta o che non avrebbe dovuto essere condivisa.
L'autore di una memoria può anche ritirarla da solo, il che la riporta a privata.
Conservazione
Un'organizzazione può impostare una finestra di conservazione per la memoria condivisa. Le voci condivise più vecchie della finestra vengono ritirate automaticamente. Questo impedisce alla conoscenza condivisa dell'organizzazione di accumulare convenzioni che nessuno segue più.
La conservazione si applica solo alla memoria condivisa. Le memorie private dei membri non vengono toccate.
Segreti
Prima che qualsiasi memoria possa essere condivisa, viene scansionata per contenuti che assomigliano a credenziali, token o chiavi. Una memoria che corrisponde non può essere condivisa finché l'autore non rimuove quel contenuto. Questo avviene a ogni condivisione, a ogni livello.
È una salvaguardia, non un sostituto della cura. Se vedi una memoria condivisa che contiene qualcosa che non dovrebbe, rimuovila e faccelo sapere tramite Come ottenere supporto.
Incoraggiare una buona condivisione
La memoria condivisa è più utile quando contiene cose che altrimenti l'intero team imparerebbe a proprie spese: l'ordine di deploy, il file di configurazione che conta, il motivo di una decisione. È meno utile quando contiene i gusti personali di una singola persona.
Alcune abitudini che aiutano:
- Condividi decisioni e le loro ragioni, non preferenze.
- Condividi al livello più ristretto che ne ha bisogno. Una nota sul servizio di un team appartiene a quel team, non all'organizzazione.
- Rivedi periodicamente l'elenco condiviso e ritira ciò che è obsoleto. La finestra di conservazione aiuta, ma uno sguardo rapido cattura ciò che essa non può.
Isolamento
La memoria condivisa è strettamente limitata. La memoria condivisa con un team è invisibile agli altri team della stessa organizzazione. La memoria condivisa con un'organizzazione è invisibile al di fuori di essa. Non esiste alcun percorso attraverso cui la memoria di un'organizzazione raggiunga un'altra.
Perché vale la pena farlo
La memoria condivisa è ciò che fa migliorare l'assistente di un'organizzazione nel suo insieme piuttosto che una persona alla volta: una convenzione condivisa con un team viene richiamata nella sessione di ogni collega, così ciascuno non deve impararla di nuovo. Vedi Come Dropstone si accumula in un'organizzazione.