Memoria compartida en un equipo
Cómo los administradores de la organización supervisan la memoria compartida en Dropstone. Revisar lo que se ha compartido, eliminar entradas, establecer una ventana de retención y cómo se mantienen fuera los secretos.
La memoria en equipos y organizaciones explica la memoria compartida desde el punto de vista de un miembro: tres niveles, compartir es una decisión del autor, cómo se resuelven los conflictos. Esta página es el lado del administrador.
Lo que los administradores pueden ver
Desde el panel de la organización, un administrador puede listar cada memoria que se haya compartido con un equipo o con la organización: qué dice, quién la compartió, con qué equipo o con toda la organización, y cuándo.
Los administradores no pueden ver las memorias privadas de los miembros. Solo las entradas compartidas son visibles, porque solo las entradas compartidas son responsabilidad de la organización.
Eliminar una memoria compartida
Un administrador puede eliminar cualquier memoria compartida. Deja de aplicarse para todos de inmediato. Esta es la herramienta adecuada para una nota compartida que es incorrecta, está desactualizada o no debería haberse compartido.
El autor de una memoria también puede retirarla por sí mismo, lo que la devuelve a privada.
Retención
Una organización puede establecer una ventana de retención para la memoria compartida. Las entradas compartidas más antiguas que la ventana se retiran automáticamente. Esto evita que el conocimiento compartido de la organización acumule convenciones que ya nadie sigue.
La retención se aplica solo a la memoria compartida. Las memorias privadas de los miembros no se ven afectadas.
Secretos
Antes de que cualquier memoria pueda compartirse, se escanea en busca de contenido que parezca una credencial, un token o una clave. Una memoria que coincida no puede compartirse hasta que el autor elimine ese contenido. Esto se ejecuta en cada uso compartido, en todos los niveles.
Es una salvaguarda, no un sustituto del cuidado. Si ves una memoria compartida que contiene algo que no debería, elimínala y avísanos a través de Cómo obtener soporte.
Fomentar un buen uso compartido
La memoria compartida es más útil cuando contiene cosas que todo el equipo tendría que aprender por las malas: el orden de despliegue, el único archivo de configuración que importa, la razón por la que se tomó una decisión. Es menos útil cuando contiene los gustos de una sola persona.
Algunos hábitos que ayudan:
- Comparte decisiones y sus razones, no preferencias.
- Comparte al nivel más reducido que lo necesite. Una nota sobre el servicio de un equipo pertenece a ese equipo, no a la organización.
- Revisa periódicamente la lista compartida y retira lo que esté obsoleto. La ventana de retención ayuda, pero una revisión rápida capta lo que esta no puede.
Aislamiento
La memoria compartida está estrictamente delimitada. La memoria compartida con un equipo es invisible para otros equipos de la misma organización. La memoria compartida con una organización es invisible fuera de ella. No existe ninguna vía por la que la memoria de una organización llegue a otra.
Por qué vale la pena
La memoria compartida es lo que hace que el asistente de una organización mejore en conjunto en lugar de una persona a la vez: una convención compartida con un equipo se recuerda en la sesión de cada colega, de modo que cada uno no tenga que aprenderla de nuevo. Consulta Cómo Dropstone se acumula en una organización.