Gemeinsamer Speicher im Team
Wie Organisationsadministratoren den gemeinsamen Speicher in Dropstone verwalten. Prüfung geteilter Einträge, Entfernen, Festlegen eines Aufbewahrungszeitraums und wie Geheimnisse ausgeschlossen bleiben.
Speicher in Teams und Organisationen erklärt den gemeinsamen Speicher aus Sicht eines Mitglieds: drei Ebenen, das Teilen ist die Entscheidung des Autors, wie Konflikte gelöst werden. Diese Seite ist die Admin-Seite.
Was Admins sehen können
Über das Dashboard der Organisation kann ein Admin jeden Speicher auflisten, der für ein Team oder die Organisation geteilt wurde: was er besagt, wer ihn geteilt hat, für welches Team oder die gesamte Organisation und wann.
Admins können private Speicher von Mitgliedern nicht sehen. Nur geteilte Einträge sind sichtbar, denn nur geteilte Einträge betreffen die Organisation.
Entfernen eines geteilten Speichers
Ein Admin kann jeden geteilten Speicher entfernen. Er wird sofort für alle nicht mehr angewendet. Das ist das richtige Werkzeug für eine geteilte Notiz, die falsch, veraltet ist oder nicht hätte geteilt werden dürfen.
Der Autor eines Speichers kann ihn auch selbst zurückziehen, wodurch er wieder privat wird.
Aufbewahrung
Eine Organisation kann einen Aufbewahrungszeitraum für geteilten Speicher festlegen. Geteilte Einträge, die älter als der Zeitraum sind, werden automatisch ausgemustert. So verhindert das geteilte Wissen der Organisation, dass sich Konventionen ansammeln, die niemand mehr befolgt.
Die Aufbewahrung gilt nur für geteilten Speicher. Private Speicher von Mitgliedern werden nicht berührt.
Geheimnisse
Bevor ein Speicher geteilt werden kann, wird er auf Inhalte geprüft, die wie eine Zugangsdaten, ein Token oder ein Schlüssel aussehen. Ein Speicher, der darauf zutrifft, kann nicht geteilt werden, bis der Autor diese Inhalte entfernt. Dies läuft bei jedem Teilen auf jeder Ebene ab.
Es ist eine Schutzmaßnahme, kein Ersatz für Sorgfalt. Wenn Sie einen geteilten Speicher sehen, der etwas enthält, das er nicht enthalten sollte, entfernen Sie ihn und informieren Sie uns über So erhalten Sie Support.
Gutes Teilen fördern
Geteilter Speicher ist am nützlichsten, wenn er Dinge enthält, die das ganze Team sonst jeweils auf die harte Tour lernen müsste: die Reihenfolge der Bereitstellung, die eine Konfigurationsdatei, die zählt, der Grund für eine Entscheidung. Am wenigsten nützlich ist er, wenn er den Geschmack einer einzelnen Person enthält.
Ein paar Gewohnheiten, die helfen:
- Teilen Sie Entscheidungen und ihre Gründe, nicht Vorlieben.
- Teilen Sie auf der engsten Ebene, die es braucht. Eine Notiz über den Dienst eines Teams gehört zu diesem Team, nicht zur Organisation.
- Überprüfen Sie die geteilte Liste regelmäßig und mustern Sie aus, was veraltet ist. Der Aufbewahrungszeitraum hilft, aber ein kurzer Blick fängt ab, was er nicht kann.
Isolation
Geteilter Speicher ist strikt abgegrenzt. Speicher, der für ein Team geteilt wurde, ist für andere Teams in derselben Organisation unsichtbar. Speicher, der für eine Organisation geteilt wurde, ist außerhalb davon unsichtbar. Es gibt keinen Weg, über den der Speicher einer Organisation eine andere erreicht.
Warum es sich lohnt
Geteilter Speicher ist das, was den Assistenten einer Organisation als Ganzes verbessert, statt nur eine Person nach der anderen: Eine Konvention, die für ein Team geteilt wird, wird in der Sitzung jedes Kollegen abgerufen, sodass nicht jeder sie erneut lernen muss. Siehe Wie Dropstone in einer Organisation wirkt.